Einstellungszusage – Was ist zu beachten?

Die Einstellungszusage markiert im Recruiting-Prozess den Moment, in dem sich ein Arbeitgeber und ein Bewerber formell darauf einigen, ein Arbeitsverhältnis einzugehen. Sie stellt den ersten verbindlichen Schritt dar, der den Übergang vom Bewerbungsverfahren zum Vertragsabschluss einleitet.

Was ist eine Einstellungszusage?

Eine Einstellungszusage ist eine mündliche oder schriftliche Erklärung des Arbeitgebers, dass ein bestimmter Kandidat innerhalb des Bewerbungsprozesses für eine offene Position ausgewählt wurde und ihm diese Position angeboten wird. Im Kern signalisiert die Zusage, dass der Bewerbungsprozess erfolgreich abgeschlossen ist und der Kandidat die gewünschte Qualifikation und Eignung für die Position nachgewiesen hat.

Mündliche vs. Schriftliche Zusage: Was ist zu beachten?

Die Entscheidung, ob eine Einstellungszusage mündlich oder schriftlich erfolgen soll, hat sowohl praktische als auch rechtliche Implikationen. Beide Formen der Zusage haben ihre Vor- und Nachteile, und Personalverantwortliche sollten diese sorgfältig abwägen, um den besten Ansatz für ihre Organisation zu wählen.

Mündliche Zusage:

Eine mündliche Zusage ist oft der erste Schritt im Einstellungsprozess, insbesondere wenn es darum geht, dem Kandidaten schnell eine positive Rückmeldung zu geben. Sie bietet Flexibilität und ermöglicht es, den Kandidaten unmittelbar nach der Entscheidung zu informieren, was in einem wettbewerbsintensiven Arbeitsmarkt entscheidend sein kann.

Vorteil:

Schnelligkeit und Flexibilität: Die mündliche Zusage kann unmittelbar nach der Entscheidung kommuniziert werden, ohne auf die formelle Erstellung eines Schreibens warten zu müssen.

Persönlicher Kontakt: Sie ermöglicht es, eine persönliche Verbindung mit dem Kandidaten aufzubauen und eine positive Atmosphäre zu schaffen.

Nachteil: 

Rechtliche Unsicherheit: Mündliche Zusagen sind schwieriger nachzuweisen und können im Falle von Streitigkeiten problematisch sein.

Missverständnisse: Ohne schriftliche Dokumentation besteht die Gefahr, dass Details missverstanden oder unterschiedlich interpretiert werden.

Schriftliche Zusage: 

Die schriftliche Einstellungszusage bietet eine formale Bestätigung der mündlichen Vereinbarung und legt die Konditionen des Arbeitsverhältnisses klar und unmissverständlich fest. Sie ist für beide Parteien bindend und schafft eine rechtliche Grundlage, auf der der Arbeitsvertrag aufbauen kann.

Vorteil:

Rechtliche Klarheit: Eine schriftliche Zusage bietet eine klare und dokumentierte Bestätigung der Vereinbarung, die im Streitfall als Beweismittel dienen kann.

Verbindlichkeit: Sie stärkt die Verbindlichkeit der Zusage und gibt dem Kandidaten Sicherheit über die angebotenen Bedingungen.

Nachteil: 

Zeitaufwand: Das Erstellen einer schriftlichen Zusage erfordert mehr Zeit und Abstimmung, insbesondere wenn es um die detaillierte Formulierung der Vertragsbedingungen geht.

Bürokratie: In manchen Unternehmen kann der Prozess der schriftlichen Bestätigung als bürokratisch und langsam empfunden werden.

Timing: Wann sollte eine Zusage erfolgen?

Sobald eine interne Einigung gefunden wurde, sollte die Einstellungszusage so schnell wie möglich versandt werden. Je länger der Prozess für den Bewerber dauert, desto mehr verliert der Bewerber sein Interesse an der Stelle. Eine schnelle Zusage erhöht zudem die Wahrscheinlichkeit, dass sich der Bewerber für die angebotene Position entscheidet, bevor andere potenzielle Arbeitgeber ihm ein konkurrierendes Angebot unterbreiten können.

Verbindlichkeiten einer Einstellungszusage: Was gilt rechtlich?

Eine Einstellungszusage, ob schriftlich oder mündlich, ist grundsätzlich rechtlich bindend. Sobald ein Arbeitgeber eine mündliche Zusage gibt und der Bewerber diese annimmt, entsteht grundsätzlich ein Vorvertrag, der die wesentlichen Bedingungen des späteren Arbeitsvertrags beinhaltet. Dieser Vorvertrag verpflichtet beide Parteien, die vereinbarten Bedingungen einzuhalten.

Im Fall einer mündlichen Zusage kann der Arbeitgeber nicht ohne Weiteres abspringen, da dies einen Vertragsbruch darstellen könnte. Wird die Zusage widerrufen, nachdem der Bewerber bereits davon ausgegangen ist, dass er die Position erhält, könnte er unter bestimmten Umständen Schadensersatzansprüche geltend machen. Dies könnte zum Beispiel dann der Fall sein, wenn der Bewerber aufgrund der Zusage eine andere Jobmöglichkeit ausgeschlagen oder bereits Kosten für einen Umzug auf sich genommen hat.

Allerdings birgt eine mündliche Zusage auch Unsicherheiten, da die genauen Bedingungen schwerer nachzuweisen sind. Daher ist es für beide Seiten ratsam, die Vereinbarung so schnell wie möglich schriftlich zu bestätigen, um Klarheit über alle Vertragsdetails zu schaffen und rechtliche Risiken zu minimieren.

Wichtige Inhalte eines Zusageschreibens

Eine Einstellungszusage sollte klar und umfassend formuliert sein, um Missverständnisse zu vermeiden und rechtliche Sicherheit zu gewährleisten. Die wesentlichen Inhalte, die in einer Zusage enthalten sein sollten, umfassen:

• Position und Aufgabenbereich: Die genaue Bezeichnung der Position sowie eine kurze Beschreibung der Hauptaufgaben.
• Beginn des Arbeitsverhältnisses: Das Datum, an dem der Kandidat seine Tätigkeit aufnehmen soll.
• Gehalt und Vergütung: Angaben zum Bruttogehalt, inklusive möglicher Boni, Provisionen oder anderer finanzieller Anreize.
• Arbeitszeit: Die vereinbarte Wochenarbeitszeit sowie mögliche Regelungen zu Überstunden.
• Ort der Tätigkeit: Der primäre Arbeitsort oder die Möglichkeit von Remote-Arbeit.
• Probezeit: Falls zutreffend, die Dauer und Bedingungen der Probezeit.
• Vertragsbedingungen: Hinweise darauf, dass der endgültige Arbeitsvertrag diese Bedingungen formell regelt.

Diese Angaben bieten dem Kandidaten Klarheit über die wesentlichen Aspekte des zukünftigen Arbeitsverhältnisses und schaffen eine verbindliche Grundlage für den finalen Arbeitsvertrag. Eine sorgfältig formulierte Einstellungszusage stärkt zudem das Vertrauen des Bewerbers in das Unternehmen und minimiert das Risiko von Missverständnissen.

Einstellungszusage: Arbeitsvertrag mitschicken oder Verhandeln?

Eine gute Praxis ist es, die Einstellungszusage zunächst zu verschicken und dem Kandidaten mitzuteilen, dass der Arbeitsvertrag in Kürze folgt oder dass es Raum für Verhandlungen gibt, falls dies gewünscht ist. Dadurch wird eine Balance zwischen Verbindlichkeit und Flexibilität geschaffen, die sowohl die Bedürfnisse des Unternehmens als auch die des Kandidaten berücksichtigt.

Verhandlung nach der Zusage: Wie geht man vor, wenn der Kandidat verhandelt?

Wenn ein Kandidat nach einer Einstellungszusage noch verhandeln möchte, sollte der Arbeitgeber offen und flexibel bleiben. Es ist wichtig, auf die Anliegen des Kandidaten einzugehen und eine Lösung zu finden, die für beide Seiten akzeptabel ist. Hierbei sollte der Arbeitgeber klar kommunizieren, welche Spielräume es gibt und welche Konditionen nicht verhandelbar sind. Eine schnelle und transparente Kommunikation hilft, Missverständnisse zu vermeiden und den Prozess zügig abzuschließen. Ziel ist es, eine Einigung zu erzielen, die den Kandidaten bindet und gleichzeitig die Interessen des Unternehmens wahrt.

Rücknahme einer Einstellungszusage: Handlungsempfehlungen

Wenn ein Arbeitgeber eine Einstellungszusage zurückziehen muss, sollte dies mit größter Sorgfalt und unter Berücksichtigung der rechtlichen Konsequenzen erfolgen. Eine Rücknahme kann das Vertrauen in das Unternehmen stark beeinträchtigen und unter Umständen rechtliche Ansprüche des Bewerbers nach sich ziehen, insbesondere wenn er bereits Kosten oder Verpflichtungen aufgrund der Zusage eingegangen ist.

Es ist ratsam, in einem solchen Fall den Bewerber persönlich und respektvoll zu informieren, die Gründe klar zu erläutern und, falls möglich, alternative Lösungen anzubieten. Eine schriftliche Bestätigung der Rücknahme sollte folgen, um die Kommunikation zu dokumentieren und Missverständnisse zu vermeiden. Wichtig ist, dass diese Maßnahme nur im äußersten Notfall und nach gründlicher Abwägung aller Alternativen in Betracht gezogen wird.

Muster Einstellungszusage

Ein gut formuliertes Muster für eine Einstellungszusage sollte alle wesentlichen Informationen enthalten, die für den Kandidaten wichtig sind und gleichzeitig rechtliche Klarheit bieten. Hier ein Beispiel:

Betreff: Ihre Einstellung als [Position] bei [Unternehmen]

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name],

wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass wir Ihnen die Position des/der [Position] in unserem Unternehmen anbieten möchten. Ihr erster Arbeitstag wird der [Datum] sein. Ihr Bruttogehalt beträgt [Gehalt] Euro jährlich, und Ihre wöchentliche Arbeitszeit wird [Stunden] Stunden betragen. Sie werden am Standort [Ort] tätig sein.

Bitte beachten Sie, dass diese Zusage vorbehaltlich der Unterzeichnung eines formellen Arbeitsvertrags erfolgt, den wir Ihnen in Kürze zukommen lassen. Wir freuen uns auf eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit Ihnen.

Mit freundlichen Grüßen,

[Name des Absenders]
[Position]
[Unternehmen]

Nach der Einstellungszusage: Der Weg zum Arbeitsvertrag

Nach der Erteilung der Einstellungszusage ist der nächste Schritt, den formellen Arbeitsvertrag aufzusetzen und vom Kandidaten unterzeichnen zu lassen. Dieser Prozess sollte zeitnah erfolgen, um die Verbindlichkeit der Zusage zu bestätigen und alle rechtlichen Rahmenbedingungen festzulegen.

Während dieser Phase ist es wichtig, den Kontakt zum Kandidaten aufrechtzuerhalten und ihm die nötige Unterstützung anzubieten, etwa bei Fragen zum Vertrag oder zum bevorstehenden Arbeitsbeginn. Ein gut durchdachtes Onboarding kann bereits in dieser Phase beginnen, um den Kandidaten optimal auf seine neue Rolle vorzubereiten und ihn stärker ans Unternehmen zu binden.

Der nahtlose Übergang von der Zusage zum unterschriebenen Vertrag ist entscheidend, um die Einstellungsentscheidung endgültig abzusichern und den Kandidaten fest in die Organisation zu integrieren.

Fazit

Eine Einstellungszusage ist ein kritischer Schritt im Rekrutierungsprozess, der sowohl rechtliche Verbindlichkeiten schafft als auch die Basis für eine langfristige und erfolgreiche Zusammenarbeit legt. Ob mündlich oder schriftlich, die Zusage muss klar, präzise und rechtssicher formuliert sein. Schnelligkeit und Transparenz sind entscheidend, um das Interesse des Kandidaten aufrechtzuerhalten und ihn erfolgreich an das Unternehmen zu binden.

Der nahtlose Übergang vom Zusageprozess zum Arbeitsvertrag, begleitet von einer offenen Kommunikation und gegebenenfalls notwendigen Verhandlungen, sorgt dafür, dass alle Beteiligten mit den Konditionen zufrieden sind und das Vertrauen in das Unternehmen gestärkt wird. Mit einer gut durchdachten und professionell umgesetzten Einstellungszusage legen Personalverantwortliche den Grundstein für eine positive Candidate Experience und eine erfolgreiche, langfristige Zusammenarbeit.