Verwaltungsfachkraft - Personalmanagement, Projektcontrolling (m/w/d)

Für den Start-Up Inkubator „MerLIn“ sind Sie für das komplette Projektcontrolling und Personalmanagement zuständig. Hierzu gehören insbesondere folgende Tätigkeiten:

• Selbstständige Verwaltung von Drittmittelkonten und -projekten (z. B. Mittelabrufe und Verwendungsnachweise).
• Bearbeitung der Eingangsrechnungen.
• Überwachung und Kontrolle von Finanztransaktionen über digitale Plattformen (z. B. SAP).
• Zuverlässige Erledigung organisatorischer Aufgaben, u. a. Bearbeitung von Personalangelegenheiten und Einstellungsverträgen für studentische und wissenschaftliche Mitarbeiter/innen.
• Unterstützung bei der administrativen Vorbereitung und Abrechnung von Dienstreisen.
• Durchführung von Bestellungen nach Vergaberichtlinien.
• Unterstützung bei der Organisation von Meetings, Workshops und anderen Veranstaltungen.
• Bearbeitung von Anfragen (Telefon/E-Mail) sowie Terminkoordination.
• Aktenführung, Datenablage und Archivierung.

Sie bringen folgende Voraussetzungen mit:

• Abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor oder vergleichbar) mit betriebswirtschaftlichem Schwerpunkt oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit zusätzlicher Aufstiegsfortbildung (z. B. Weiterbildung zur/zum staatl. geprüften Betriebswirt/in), idealerweise mit Berufserfahrung. Quereinsteiger/innen sind ebenfalls willkommen.
• Hohes Maß an Selbstständigkeit, gute Auffassungsgabe und ausgeprägtes Zahlenverständnis.
• Sicherer Umgang mit Microsoft-Office-Anwendungen, insbesondere Excel und Outlook.
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch (mündlich und schriftlich); Englischkenntnisse von Vorteil.
• Querschnittsorientierte Arbeitsweise, hohe Flexibilität sowie Lern- und Leistungsbereitschaft.
• Organisationskompetenz und die Fähigkeit, selbstständig und eigenverantwortlich zu handeln.
• Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie Teamfähigkeit in einem dynamischen Umfeld.
• Serviceorientierte Kommunikation, die Sie gerne in einem Hochschulumfeld einbringen.

Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis.
Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen und befristet bis zum 20.08.2028.
Die Befristung richtet sich nach § 14 Abs. 1 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG).
Es handelt sich um eine Vollzeitstelle.
Die Eingruppierung richtet sich nach dem TV-L.
Die Stelle ist bewertet mit bis zu EG 10, je nach persönlicher Voraussetzung.

Die RWTH ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert.
Die RWTH bietet im Rahmen eines Universitären Gesundheitsmanagements eine Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten (z. B. Hochschulsport) an. Für Tarifbeschäftigte und Beamtinnen und Beamte besteht ein umfangreiches Weiterbildungsangebot und die Möglichkeit, ein Jobticket zu erwerben.
Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.

Wir wollen an der RWTH Aachen University besonders die Karrieren von Frauen fördern und freuen uns daher über Bewerberinnen.
Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern sie in der Organisationseinheit unterrepräsentiert sind und sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
Im Sinne der Gleichbehandlung bitten wir Sie, auf ein Bewerbungsfoto zu verzichten.

Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten nach Artikeln 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) finden Sie unter https://www.rwth-aachen.de/dsgvo-information-bewerbung.